Dicas para os usuários do Gmail / Google Apps for Work

Se você ou a empresa onde trabalha são usuários do Gmail, veja algumas dicas:

Se você tem o hábito de enviar e-mails para você mesmo, troque a prática por armazenagem em nuvem. É mais prático e evita que a caixa fique muito cheia.

Evite fazer muitos hungouts ao mesmo tempo, a funcionalidade pode atrapalhar sua produtividade.

Não crie muitos marcadores e sub-pastas, esse tipo de organização excessiva pode atrapalhar o usuário mais do que ajudar. Crie classificações mais precisas e que auxiliem você em sua organização.

Procure usar o Gmail na web, sem programas como Outlook, a organização na web do gmail é incrível.

Para conversas curtas e seguidas utilize o bate papo.

Utilize as abas de categorias, ela ajuda a organizar seus e-mails e você deixar de ler e-mails menos importantes.

Ainda não tem o Gmail empresarial? Não sabe quanto ele é incrível, pratico, rápido, eficiente e funcional? Entre em contato agora: [email protected]

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E-mail para Empresas

Hoje em dia a dependência do uso de email nas empresas é total. Outros tipos de comunicação, inclusive a verbal, ficam num segundo plano. Tudo é centralizado pelo email. “Manda pra mim por email”, “não tive tempo de abrir os emails ainda”, “não recebi este email me envia novamente”, são algumas das frases que corriqueiramente ouvimos no ambiente profissional.

Dezenas ou centenas de emails chegam todos os dias em nossas caixas de entrada. E outras dezenas tem que ser escritas ou respondidas. Encontramos-vos totalmente viciados e dependentes dessa forma de comunicação. Interrompemos nosso trabalho para checar os emails a todo instante, seja no desktop, no notebook, no tablet ou no smartphone, esteja onde estivermos.

E se tudo isso parar de uma hora para outra? O pânico é total, são proposta que deixam de ser recebidas, contatos de clientes que ficam sem retorno, informações entre setores abandonadas, etc.

Já imaginou deixar seus e-mail com uma empresa gigante no mercado de tecnologia, vale quase R$ 1 trilhão, com mais de 15 anos no mercado, que tem servidores espalhados pelo mundo e com a maior banda de internet?

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Tudo isso é possível, contrate agora o Google Apps for Work, e tenha um e-mail com garantia Google. O Gmail para empresas hoje é uma realidade no mundo corporativo, com menos Spam, Virus, os melhores organizadores, e muito mais. Chega de ficar pulando de provedor em provedor, de tecnologia em tecnologia, venha para o melhor E-mail para Empresas.

Nos fazemos um desafio a você a fazer um teste por 30 dias totalmente gratuito e se não gostar pode voltar para o seu provedor antigo.

 

Consiga a tão sonhada caixa de entrada zerada

Dicas para otimizar a rotina de e-mails e não deixar clientes sem resposta

O e-mail é uma das ferramentas mais úteis, práticas e utilizadas para entrar em contato com os clientes. No entanto, a falta de organização para gerenciar o correio eletrônico pode ser uma armadilha para minar a produtividade.

email-corporativo-300x197 Consiga a tão sonhada caixa de entrada zerada

Limpe a sua caixa de entrada

O primeiro passo para qualquer organização é a limpeza: livrar-se do conteúdo irrelevante da caixa de entrada, como spams, propagandas ou assuntos não relacionados ao trabalho. Dessa forma, só o que for realmente importante será trabalhado. O Google Gmail tem guias e filtros que ajudam nesta organização e deixando sempre a sua frente o que é realmente relevante, assim você não perde tempo com assuntos menos importantes.

image_thumb10_thumb Consiga a tão sonhada caixa de entrada zerada

A primeira, chamada de “Principal”, fica responsável por todas as mensagens que os novos filtros não categorizaram. A segunda, “Social”, armazena as mensagens recebidas através de redes sociais e sites de compartilhamento de mídias, como Google+, Twitter, Facebook e YouTube. O marcador “Promoções” organiza mensagens de promoções, ofertas e emails de marketing em geral.

gmail_caixa_de_entrada_inteligente Consiga a tão sonhada caixa de entrada zerada

Tenha um horário para ler os emails

Uma das maneiras mais fáceis de criar uma distração no momento de trabalho é deixar a caixa de entrada do e-mail o tempo todo aberta. Isso pode gerar ansiedade para responder cada um deles no momento em que chegam, e não concluir atividades já iniciadas.

Por isso, é importante criar um padrão para checar a caixa de entrada. Caso o fluxo de mensagens recebidas seja pequeno, confira o e-mail de duas em duas horas. Caso contrário, estabeleça períodos mais curtos. Em casos extremos, cheque o e-mail a cada 15 minutos.

Para cada mensagem lida, uma ação

Não deixe a caixa de entrada ficar entulhada de e-mails não resolvidos. Em casos de mensagens que podem ser respondidas em menos de dois minutos, faça-o imediatamente. Se não for possível responder de maneira rápida, coloque a mensagem em uma pasta específica e dedique um horário predefinido do dia para trabalhar no que foi arquivado.

Também vale a pena escalonar as mensagens que devem ser respondidas por ordem de importância ou do tempo que necessitam para ser respondidas. Criar pastas como “urgente” para responder e-mail é uma forma de estabelecer prioridade nas respostas. Assim que esse procedimento for realizado, apague a mensagem da pasta.

Não deixe um e-mail sem resposta

Caso você saiba que não irá dar conta de determinada demanda recebida por e-mail, deixe o seu interlocutor ciente disso. Não responder uma mensagem é o equivalente a ignorar o interlocutor e causar uma má impressão.

Avise que você está tomando ações e dê prazos para a resolução de problemas. Isso irá evitar que o cliente volte a mandar novas mensagens, aumentando ainda mais o material que está na caixa de entrada.

Use o telefone

Não seja completamente dependente do correio eletrônico. Algumas situações podem ser resolvidas com uma simples ligação. Além de ser uma solução ágil, o telefonema irá evitar mais trocas de e-mails e, consequentemente, de acúmulos na caixa de entrada.

Fuja das notificações

Os alertas e as notificações de e-mails, as redes sociais e até SMSs são uma fonte fértil de distração. Como elas acontecem com frequência e exigem atenção, a produtividade e o foco podem ser severamente comprometidos. Desligar esses alertas invasivos durante o horário de trabalho ajuda a manter o foco.

Google Apps for Work como funciona

O Google Apps é uma solução de TI com simples e poderosas ferramentas de comunicação e colaboração para empresas de todos os tamanhos. Toda a estrutura necessária é hospedada pelo Google, com o objetivo de simplificar a configuração, minimizar manutenção e reduzir os custos de TI.

como-funciona-o-google-apps-veja-seus-beneficios-start-it-300x224 Google Apps for Work como funciona

O que vem no pacote do Google Apps for Work

O Google Apps for Work contém um pacote completo de serviços para seu escritório ou empresa. Eles realizam as mesmas funções principais dos programas de computador tradicionais, mas a um custo muito menor. Além disso, todas as funções são executadas na nuvem, ou seja, em computadores e servidores compartilhados e interligados por meio da internet. Isso significa nunca mais ter aquele problema do funcionário incapaz de recuperar um arquivo porque ele foi salvo só em um computador específico e quem tem a senha está de férias ou na hora do almoço. Confira o que está incluído no conjunto:

Ferramentas de colaboração

O Google Documentos, o Google Planilhas e o Google Apresentações estão incluídos no Google Apps for Work. O primeiro é um editor de textos, para trabalhar com cartas, currículos e brochuras. O segundo é um editor de planilhas tão completo quanto outros editores de planilhas, com as mesmas funções, inclusive para produzir gráficos, tabelas dinâmicas e fazer cálculos automáticos. Já o Apresentações, como se infere pelo nome, produz ótimas apresentações.

Além dessas três, outras duas ferramentas também estão no grupo de colaboração. O Google Sites permite facilmente criar páginas na internet sem a necessidade de ter conhecimentos em programação, e o Google Formulários permite criar e aplicar pesquisas, enquetes e formulários, tanto para uso interno da empresa quanto para a clientes.

Ferramentas de comunicação

Funcionários precisam trabalhar, mas também se comunicar entre si e com os clientes. Entram aí Gmail, Hangouts, Agenda e Google +.

O Gmail é o melhor serviço de e-mails do mundo. Agrupa as infinitas respostas de e-mails em conversas, possui grande capacidade de armazenamento e tem sistema de buscas para ajudar a achar e-mails antigos. O Hangouts facilita muito a comunicação interna e permite que videoconferências sejam feitas de maneiras simples, apenas com uma webcam. O Google Agenda é um serviço de agendamento — e, mais importante, lembretes. E o Google + é uma rede social que pode ser usada tanto para fins profissionais como pessoais.

Guardando tudo

As planilhas, documentos e outros trabalhos ficam salvos no Google Drive, a nuvem do Google. Ela é muito melhor que um HD externo. É acessível de qualquer computador, celular ou tablet e não precisa ser ligada na tomada. O Google Drive ainda permite salvar arquivos que não foram produzidos nas ferramentas do Google Apps, como um pacote de fotos ou um relatório em PDF, por exemplo.

Ter arquivos na nuvem tem ainda outra vantagem: todo mundo tem acesso à última versão do trabalho, sem necessidade de ficar trocando e-mails com anexos do tipo “versão final”, “versão final 2” e assim por diante.

Entre os benefícios de usar o Google Apps for Work, além dos já mencionados, estão a redução de custos com TI, o aumento da produtividade e a maior segurança dos dados.

A Start-It é revenda autorizada da Google no Brasil. Além da implementação, ela pode ajudar com a migração dos dados da sua empresa para o Google Apps. Para entender melhor, assista a este vídeo, de apenas 2 minutos, e aprenda o que pode ser feito pela sua empresa!

Qual dos beneficios desse pacote pareceu mais vantajoso para você e sua empresa? Já faz uso desses aplicativos? Faça uma resenha aqui nos comentários e divida conosco suas opiniões!

 

Google Apps for Work

O Google Apps for Work (antigo Google Apps for Business) é um pacote completo de ferramentas voltadas para uma melhor produtividade e colaboração na sua empresa. É oferecido como um Software como Serviço (SaaS), possibilitando um menor custo e uma maior flexibilidade nas suas atividades.

É um serviço totalmente baseado na nuvem e que permite que você e sua equipe se conectem e trabalhem em qualquer lugar, em qualquer dispositivo e a qualquer hora. O Google Apps for Work te permite trazer suas ideias para o trabalho, junto à sua equipe, onde ela estiver!

Melhoria na Comunicação e Colaboração Corporativa

Investir na comunicação e colaboração entre pessoas e equipes é uma estratégia sensacional para alcançar diferencial competitivo. Com o Google Apps for Work (Google Apps for Business) é possível desenvolver, estimular e facilmente compartilhar o conhecimento entre pessoas e equipes. Tudo em tempo real!

Mobilidade

​Com o Google Apps for Work (Google Apps for Business), todo seu trabalho é salvo automaticamente na nuvem. Você terá acesso a todos os aplicativos, em qualquer lugar do mundo e com qualquer dispositivo. Todos podem trabalhar juntos em um único documento, permitindo a edição simultânea de textos, planilhas e apresentações.

Redução de Custo

Como o Google Apps for Work (Google Apps for Business) é todo baseado na nuvem, você poderá reduzir os custos e o tempo gasto de gerenciamento da sua equipe de T.I., permitindo que eles foquem no mais importante: o seu negócio. Seus funcionários sempre terão acesso aos recursos mais recentes e atualizações de segurança. Você não precisa comprar ou manter servidores, já que tudo pode ser gerenciado em uma única interface.

Segurança da Informação

O Google é referência em computação na nuvem, principalmente por causa da segurança e confiabilidade ofererida no serviço, através das mais relevantes certificações do mercado. Além disso, o Google Apps for Work (Google Apps for Business) inclui dezenas de recursos de segurança fundamentais criados especialmente para manter seus dados em segurança e sob controle

 

 

 

Como aumentar sua produtividade com Google Chrome

Produtividade com Google Chrome | Chrome | Apps Show Brasil

No Apps Show de hoje André traz informações sobre como utilizar duas diferentes contas Google ao mesmo tempo e outras dicas valiosas de produtividade usando o Google Chrome.

Tem dicas de como fixas as guias de navegação e como sincronizar o seu navegador com o navegador do celular. Estas dicas ajudam na produtividade do Google Apps.

Vejam o Vídeo:

 

 

Como saber se alguém leu minhas mensagens?

Confirmação de leitura no Gmail.

Este é uma problema muito comum, saber se seu e-mail foi realmente recebido e lido.
Você que já é nosso cliente Gmail for Works, segue uma dica de ouro, o App MailTrack.io.m. O app se baseou no WhatApps e criou para o Gmail, já sua versão gratuita o check de quem recebeu e leu suas mensagens.

mailtrack-interfaces Como saber se alguém leu minhas mensagens?

 

NOTIFICAÇÕES DE DESKTOP A TEMPO REAL

Aqui em MailTrack.io, somos um pouco control freaks — e provavelmente você também é. Por isso, criamos uns pop-ups que saem da sua barra de tarefas e avisam que seu destinatário leu seu email. Recebeu uma notificação? Hora de agir!

SAIBA QUEM LEU SEU EMAIL PARA MÚLTIPLOS DESTINATÁRIOS

Nenhum sistema de rastreio é capaz de dizer exatamente quem leu seu email enviado a vários contatos, mas MailTrack.io pode! Você só precisa que seu destinatário também tenha nossa extensão instalada. Isso significa melhor comunicação para todo mundo!

O ÚNICO APP DE RASTREIO COM DOUBLE-CHECKS PARA GMAIL

Todos estamos acostumados com os ✓✓, e a gente tinha que colocá-los no Gmail. Você já sabe como funciona. Um ✓ verde significa que a mensagem foi enviada, e um segundo ✓ confirma que o destinatário abriu. Saiba quem e quando seu email foi lido!

Para instalar o App vá ao site: http://mailtrack.io/pt/

E veja as infinitas possibilidades de notificações possíveis, se você ainda não tem Gmail for Works entre em contato com a Start-It agora, que vamos elaborar a melhor solução para você.

Saiba quem e quando leram seus emails; Grátis e sem limites para Gmail; Privacidade e Segurança … “Nada menos que o melhor sistema de rastreamento de emails!”

 

Comunicações em Grupo | Google Grupos | Gmail for Works

Listas de distribuição são amplamente utilizadas nas empresas todos os dias, mas será que é só isso que o Google Grupos faz?

Você vai ver no vídeo que a lista de distribuição ou grupo vai muito mais do que você usa atualmente.

Hoje André e Pryscilla mostram como melhorar as comunicações em grupo de sua empresa usando o Google Apps.

 

 

 

Utilizando o Google Planilhas | Planilhas | Apps Show

Hoje André e Pryscilla mostram como algumas das funções mais utilizadas nas planilhas funcionam no Google.

Impressione

O Planilhas Google destaca seus dados com tabelas e gráficos coloridos. Fórmulas integradas, tabelas dinâmicas e opções de formatação condicional poupam tempo e simplificam tarefas comuns. E todos esses recursos são gratuitos.

Links do episódio:

Detalhes sobre o uso de filtros: http://support.google.com/docs/answe…
Mais sobre importrange: http://support.google.com/docs/answe…
Atalhos de teclado do Google Planilhas: http://support.google.com/docs/answe…

Gmail Resposta automática de férias ou ausência temporária

Você está de férias? Está sem acesso à Internet? Use a resposta automática do Gmail para que as pessoas saibam que você não poderá responder imediatamente. Quando a resposta automática de férias estiver ativada, o Gmail enviará sua resposta para as pessoas que enviarem e-mails para você.

  1. Abra o Gmail.
  2. No canto superior direito, clique no ícone de roda dentada snsP5-ODgFFqVJhxS5La7OAqsAmO-GwYWWERMFPW5R4MXcxp0zUZ5Bq6lRFqrvk92lA=w18-h18 Gmail Resposta automática de férias ou ausência temporária.
  3. Selecione Configurações.
  4. Role até a seção Resposta automática de férias (permaneça na guia “Geral”).
  5. Selecione Resposta automática de férias ativada.
  6. Preencha o intervalo de datas, o assunto e a mensagem.
  7. Você pode limitar quem pode ver a resposta automática de férias:
    • Marque a caixa ao lado de Enviar resposta apenas às pessoas que estão nos meus Contatos se não quiser que todas as pessoas que enviam e-mails para você saibam que você está ausente.
    • Se você usa o Google Apps, também verá a opção de enviar uma resposta apenas para as pessoas que fazem parte do seu domínio. Se você marcar essas duas caixas, somente as pessoas que estiverem nos seus contatos e que fizerem parte do seu domínio receberão a resposta automática de férias.
  8. Clique em Salvar alterações na parte inferior da página.ferias Gmail Resposta automática de férias ou ausência temporária

    Desativar ou editar sua resposta automática de férias

    Enquanto a resposta automática de férias estiver ativada, você verá um banner na parte superior do Gmail que mostra o assunto da sua resposta automática de férias. Clique no link Finalizar agora no banner para desativar a resposta automática de férias ou em Configurações de férias para editá-la.