Como fazer o melhor uso possível do Gmail [Dicas]

Um dos clientes de email mais famosos da internet, o Gmail já sofreu várias mudanças desde o seu lançamento, em 2004. Embora nem todas as melhorias tenham agradado, não há como negar que as funcionalidades inseridas pela Google estão deixando o serviço cada vez mais poderoso e independente de aplicações terceirizadas.

O problema é que, com tantas alterações sendo feitas em tão pouco tempo, não é sempre que você consegue acompanhar as novidades. Muitas vezes as pessoas nem sabem o que mudou ou como usar os recursos adicionais.

 

Por isso, resolvemos explorar um pouco mais as funcionalidades do Gmail e trazer para você algumas dicas de como tirar o máximo proveito do que a Google tem para oferecer. Todos os recursos mostrados a seguir são gratuitos e podem ser acessados por qualquer pessoa que tenha uma conta no serviço de email da Google.

O básico

Caixa prioritária

A organização dos emails de acordo com a prioridade deles é um dos diferenciais mais interessantes do Gmail. A ideia é que os algoritmos, desenvolvidos pela Google, consigam determinar quais mensagens na sua caixa de entrada são importantes e quais podem ser visualizadas depois.

Para isso, o script busca por similaridades entre os emails recebidos anteriormente e os novos. Se o conteúdo da nova mensagem for parecido com aquele presente em um recado que você já leu e respondeu, o algoritmo a coloca na caixa de entrada prioritária. Do contrário, se a mensagem é parecida com uma que você apagou sem ler, o algoritmo a coloca na caixa de entrada normal.

A principal vantagem em utilizar o recurso da Caixa prioritária é que você não perde tanto tempo procurando os emails que realmente são importantes entre todos os que foram recebidos.

Claro que o filtro não é eficiente em 100% dos casos, deixando escapar algumas mensagens importantes para a caixa de entrada comum e vice-versa. Ainda assim, ele torna a simples tarefa de ler emails ainda mais rápida.

Para ativar a caixa de entrada prioritária, é só acessar as configurações do Gmail e, na guia “Caixa de entrada”, marcar a opção “Importantes primeiro”, localizada no campo “Tipo de caixa de entrada”. Você também pode personalizar a Caixa prioritária e organizar a ordem na qual os itens serão exibidos na tela.

Agrupamento das mensagens

A forma de exibir os emails que o Gmail utiliza é bem diferente dos demais serviços do gênero. Por padrão, o cliente da Google reúne todas as mensagens que tenham a mesma frase ou palavra no campo “Assunto”. Isso acontece porque o Gmail supõe que todas elas fazem parte de uma mesma conversa.

Embora essa forma de organizar as mensagens seja bem prática, muitas pessoas escreveram para a Google, solicitando que a empresa desse a liberdade para você escolher como os emails deveriam ser exibidos. E a gigante da internet atendeu aos pedidos.

Acessando a aba “Geral”, presente na tela de configurações do Gmail, procure pelo item “Visualização de conversa” e marque o item “Exibição de conversa desativada”. Isso fará com que cada mensagem enviada seja mostrada como um novo email.

Notificações na Área de trabalho

Ficar olhando a página do Gmail a cada minuto para ver se há alguma mensagem nova pode ser um pouco incômodo, principalmente se você utiliza aplicações online. Mas se você estiver esperando um email importante, não há o que fazer, certo?! Não necessariamente.

O cliente de emails da Google possui uma funcionalidade bem interessante, chamada “Notificações na área de trabalho”. Como o próprio nome diz, trata-se de uma aplicação que avisa quando um novo email chega à caixa de entrada do Gmail.

Para ativar as notificações na Área de trabalho, acesse as configurações do serviço de email. Na aba “Geral”, procure pelo nome do recurso e marque a opção “Ativar notificações de novos e-mails”. Clique no botão “Salvar” para as alterações terem efeito. Também é possível fazer com que o serviço avise quando alguém iniciar um bate-papo com você, é só marcar o item “Ativar notificações de bate-papo”.

O Labs

Ícone de autenticidade

Como enviar mensagens falsas em nome de empresas tornou-se uma prática bem comum, o Gmail teve a ideia de utilizar ícones de autenticidade. Eles funcionam como uma espécie de alerta, avisando se o email que você recebeu foi mesmo enviado pela instituição que aparece no corpo do recado.

O “Ícone de autenticação para remetentes verificados” pode ser encontrado na guia “Labs”, presente na tela de configurações do Gmail. Inicialmente, a ferramenta consegue verificar apenas a autenticidade de mensagens vindas do eBay e do PayPal.

Interface personalizada

Apesar de ainda serem consideradas experimentais, as funcionalidades encontradas no Labs do Gmail funcionam perfeitamente e, o melhor de tudo, sem colocar a segurança dos seus dados em risco. Uma das principais características das ferramentas presentes no laboratório de ideias da Google é que boa parte delas visa permitir a personalização da interface do serviço.

Você pode adicionar diversos botões à tela do Gmail para tornar algumas tarefas cotidianas mais rápidas. Opções como “Responder para todos”, “Cancelar o envio” e “Marcar como lido” não são nativas do serviço de emails da Google, mas podem ser adicionadas à interface de forma simples e funcionam como se fizessem parte dos itens-padrões do cliente de emails mais famoso dos últimos tempos.

O mais legal disso tudo é que essas aplicações do Labs permitem que cada pessoa tenha uma interface única para o Gmail. Ou seja, além de personalizar o tema utilizado para embelezar a tela, você também pode deixar as funcionalidades do serviço com a sua cara.

Pré-visualização de conteúdo multimídia

Outra categoria de ferramentas do Labs que facilita, e muito, a vida de quem utiliza o Gmail é a de pré-visualização de arquivos multimídia. Aplicações como “Visualizações do Flickr no e-mail”, “Visualizações do Google Maps em e-mails”, “Visualizações do Picasa no e-mail” e “Visualizações do Yelp no e-mail” permitem que você veja imagens, mapas do Google Maps e vídeos do YouTube diretamente na tela do Gmail.

Complementos para navegadores

Existem várias extensões para os navegadores mais populares (Chrome, Firefox, Internet Explorer e Opera) que permitem tirar ainda mais proveito dos serviços oferecidos pelo Gmail. Confira abaixo alguns dos mais interessantes.

Boomerang for Gmail

Boomerang for Gmail é uma extensão para o navegador da Google que permite à pessoa agendar a data e o horário para enviar emails. Você também pode visualizar os itens que estão programados para serem enviados mais tarde e fazer qualquer alteração que julgar necessária. Com ele, fica quase impossível usar a frase “Eu esqueci de enviar” como desculpa.

Rapportive

O Rapportive é um complemento que permite reunir informações úteis sobre a pessoa que enviou determinado email para você. Ao abrir uma mensagem, dados como nome, email e perfis das redes sociais podem ser vistos no canto mais à direita da tela do seu Gmail. O Rapportive também inclui breves descrições do contato. São frases que resumem vida profissional, habilidades ou estudos da pessoa. A extensão está disponível para vários navegadores.

Para Google Chrome
Para Firefox
Para Mailplane
Para Safari

Centralizador de contas

Se você possui contas de email em vários serviços — Yahoo! Mail e Hotmail, por exemplo —, você pode utilizar o seu endereço do Gmail para centralizar as mensagens em apenas uma caixa de entrada.

Com isso, você só precisa acessar a página de emails da Google para ter acesso às mensagens enviadas para qualquer outro endereço. Para ativar essa opção, acesse a página de configurações do Gmail, depois clique na aba “Contas”. Agora. é só procurar pelo item “Verificar e-mail usando POP3” e adicionar os dados solicitados.

Obs.: Cada serviço de email possui um endereço POP3 diferente dos demais. Para saber qual é a URL correta, acesse as configurações de cada uma das contas que deseja acessar pelo Gmail.

 

 

Via TecMundo:
https://www.tecmundo.com.br/gmail/21265-como-fazer-o-melhor-uso-possivel-do-gmail-video-.htm

Vale a pena usar o Google Apps na sua empresa?

O Google Apps sem dúvida é um dos melhores serviços com excelência em qualidade para receber, enviar e-mails, fazer pesquisas, assistir a vídeos, já o Google Apps for Work é um serviço do Google disponibilizado somente para empresas, imagine então, quantos benefícios pode trazer para seu negócio!

Atualmente já são mais de 5 milhões de empresários que optaram em utilizar os recursos oferecidos pelo Google Apps, a primeira satisfação manifestada é o custo-benefício se comparado a outras plataformas, claro que além da parte financeira, é importante que conheça alguns dos benefícios que podem ser obtidos e descubra se vale a pena usar o Google Apps na empresa.

Uma das vantagens em usar o Google Apps na empresa, é ter um e-mail do Google dentro do negócio junto com a rotina diária de trabalho, por isso, oferece um pacote de serviços para negócios que na realidade já são os mesmos disponibilizados para a pessoa física, só que vem com as necessidades da jurídica.

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É possível personalizar emails com o logo da empresa, esse é um meio de identificar a procedência de cada mensagem enviada ou recebida, e assim, agilizar a resposta, essa vantagem é conseguida através do Google Business, e esses emails são lidos facilmente através do Gmail devido a interface amigável.

Maior agilidade para criar as contas dos novos funcionários que estão entrando na empresa, e com a facilidade na exclusão daqueles que estão se desligando, e o único responsável pelos cadastros é a própria empresa, ou, seja, somente funcionários de confiança é que terão acesso.

Todos os dias empresas enfrentam problemas com vazamentos ou perda de informações, com o Google Apps, a empresa não corre este risco, já que a privacidade nas informações é mantida com segurança, pois, as mensagens são sempre criptografadas.

São muitas vantagens em ter o Google Apps na empresa, fazer reuniões virtuais até 15 pessoas, criar um único email para vários funcionários ao mesmo tempo para não deixar o cliente esperando o atendimento, enfim, são N soluções para sua empresa.

O serviço do Google Apps é oferecido gratuitamente durante os primeiros 30 dias, depois é cobrado a taxa de US$5 por mês para cada usuário, ou, para quem preferir pode pagar uma taxa anual no valor de US$50 por cada usuário.

O Google também disponibiliza uma loja de aplicativos específicos para negócios, alguns gratuitos através do Google Apps Marketplace, essas são apenas algumas das vantagens, e afinal, vale a pena usar o Google Apps na empresa?

Dicas para os usuários do Gmail / Google Apps for Work

Se você ou a empresa onde trabalha são usuários do Gmail, veja algumas dicas:

Se você tem o hábito de enviar e-mails para você mesmo, troque a prática por armazenagem em nuvem. É mais prático e evita que a caixa fique muito cheia.

Evite fazer muitos hungouts ao mesmo tempo, a funcionalidade pode atrapalhar sua produtividade.

Não crie muitos marcadores e sub-pastas, esse tipo de organização excessiva pode atrapalhar o usuário mais do que ajudar. Crie classificações mais precisas e que auxiliem você em sua organização.

Procure usar o Gmail na web, sem programas como Outlook, a organização na web do gmail é incrível.

Para conversas curtas e seguidas utilize o bate papo.

Utilize as abas de categorias, ela ajuda a organizar seus e-mails e você deixar de ler e-mails menos importantes.

Ainda não tem o Gmail empresarial? Não sabe quanto ele é incrível, pratico, rápido, eficiente e funcional? Entre em contato agora: contato@start-it.com.br

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Como aumentar sua produtividade com Google Chrome

Produtividade com Google Chrome | Chrome | Apps Show Brasil

No Apps Show de hoje André traz informações sobre como utilizar duas diferentes contas Google ao mesmo tempo e outras dicas valiosas de produtividade usando o Google Chrome.

Tem dicas de como fixas as guias de navegação e como sincronizar o seu navegador com o navegador do celular. Estas dicas ajudam na produtividade do Google Apps.

Vejam o Vídeo:

 

 

Comunicações em Grupo | Google Grupos | Gmail for Works

Listas de distribuição são amplamente utilizadas nas empresas todos os dias, mas será que é só isso que o Google Grupos faz?

Você vai ver no vídeo que a lista de distribuição ou grupo vai muito mais do que você usa atualmente.

Hoje André e Pryscilla mostram como melhorar as comunicações em grupo de sua empresa usando o Google Apps.

 

 

 

Google Drive no trabalho

Todos os seus trabalhos seguros, sempre disponíveis e fáceis de compartilhar.
O plano mensal inclui armazenamento ilimitado.
Com um backup on line com garantia Google.

O Google Drive for Work inclui armazenamento ilimitado para arquivos, pastas, backups e tudo o que é importante.* Sincronize todos os arquivos de trabalho, incluindo arquivos do Microsoft Office, em seus computadores, smartphones e tablets, e tenha acesso a eles sempre que precisar.

*Contas com menos de cinco usuários têm 1 TB de armazenamento/usuário.

Arquivo disponíveis em qualquer dispositivo

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Com o Google Drive seus arquivos estão Protegidos

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Compartilhe arquivos com até 5 TB

Compartilhe arquivos de até 5 TB com qualquer pessoa, mesmo que a pessoa não tenha uma conta do Google. Com as configurações de compartilhamento, você pode decidir como os arquivos serão compartilhados, conceder permissões de visualização, fazer comentários ou edições para manter tudo sob controle e evitar versões diferentes e a união de arquivos.

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